Beheer

Onder beheer valt alles wat nodig is om een gebouw en de bijbehorende buitenruimten op korte en lange termijn in stand te houden en te kunnen gebruiken voor het doel waarvoor ze bestemd zijn. Voor de brede school betekent dat: alles regelen wat nodig is om het activiteitenprogramma ongestoord te kunnen uitvoeren. De eigenaar is verantwoordelijk voor de buitenkant, de huurders voor de binnenkant. Onder beheer valt onder meer:

  • ontvangst van bezoekers
  • sleutelbeheer
  • verhuur van ruimten en coördinatie van het gebruik ervan
  • schoonmaak
  • klein dagelijks (huurders-)onderhoud
  •  beveiliging en alarmopvolging afvalbeheeropstellen van vervangingsplannen inventaris (vloerbedekking, meubilair, overige inrichting)
  • voldoen aan veiligheidsvoorschriften (binnen en buiten)
  • herstellen van gevolgen vandalisme (voor onderwijs neemt de gemeente deze taak meestal over)
  • sluiten van contracten, zoals voor de inkoop van energie en water.

Verschillende beheermodellen

Er zijn drie beheermodellen denkbaar:

  1. gesplitst beheer
  2. gebundeld beheer
  3. onderbrengen bij een grotere beherende organisatie
Model 1: Gesplitst beheer

Elke instelling beheert afzonderlijk haar deel van het gebouw en heeft rechtstreeks contact met de eigenaar. Het beheer van de gezamenlijke delen van het gebouw verloopt via de eigenaar en via ad-hoc gebruikersoverleg.

Voordelen:

  • Gebruikers zijn sterk betrokken bij hun eigen accommodatiedeel.
  • Deze optie is relatief gemakkelijk te realiseren, want er hoeft geen nieuwe beheersorganisatie opgezet te worden.

Nadelen: 

  • De betrokkenheid van de gebruikers bij de ‘algemene’ delen van het gebouw is geringer.
  • Er treedt een versnippering op in het beheer, want ieder regelt zijn zaken afzonderlijk. Dit leidt tot inefficiëntie, omdat er geen schaalvoordelen worden behaald.
  • Gesplitst beheer staat haaks op het uitgangspunt van samenwerking in de brede school.
Model 2: Gebundeld beheer

Het beheer van het gebouw wordt gezamenlijk geregeld door de gebruikers. Deze constructie kent grofweg twee vormen:

2A: Een zelfstandige beheersorganisatie voor het gebouw

De gebruikers verenigen zich voor het beheer in één organisatie en dragen gezamenlijk zorg voor het beheer.

Voordelen: 

  • Het beheer is door de grote inbreng van betrokkenen op maat gesneden (maatwerk).
  • Door gezamenlijk het beheer te regelen wordt niet één partij bevoor- of benadeeld (onafhankelijkheid).
  • Dit model past goed bij de samenwerkingsgedachte.

Nadelen: 

  • De organisatie is betrekkelijk klein, waardoor er weinig winst te behalen is in efficiency- en schaalvoordelen en professionaliteit in het beheer.
  • De aansturing is complex (gedeelde verantwoordelijkheden en bevoegdheden) en kost de gebruikers veel tijd.
2B: Beheer door één hoofdgebruiker

De gebruikers leggen het beheer bij één hoofdgebruiker neer, bijvoorbeeld een schoolbestuur. Deze coördineert en regelt het beheer van het hele gebouw, maar draagt ook het grootste risico.

Voordelen: 

  • Er is één duidelijk aanspreekpunt.
  • Deze beheersvorm is makkelijk te realiseren.
  • De financiële consequenties zijn beperkt door de geringe overhead.
  • De beheersconstructie is eenvoudig van opzet.

Nadelen: 

  • De organisatie is betrekkelijk klein, waardoor er weinig winst te behalen is in efficiency- en schaalvoordelen en professionaliteit in het beheer.
  • Er is een ongelijke situatie voor de gebruikers.
  • De hoofdgebruiker kan daarvan de voordelen of juist de nadelen ondervinden.
Model 3: Onderbrengen bij een externe organisatie voor facility management

Het beheer van het gebouw wordt ondergebracht bij een bestaande of nieuw op te richten overkoepelende beheerorganisatie. Het gaat om een organisatie die voldoende schaalgrootte en professionaliteit heeft om het beheer van het gebouw kwalitatief goed te verzorgen.

Voordelen:

  • Voldoende schaalgrootte om te profiteren van efficiency- en schaalvoordelen en professionaliteit.
  • Een beheersorganisatie is onafhankelijk en staat meer op afstand van de gebruikers van het gebouw.
  • Een beheersorganisatie kan meer kwaliteit (deskundigheid) en continuïteit (bijvoorbeeld vervanging van beheerpersoneel) bieden.

Nadelen: 

  • De gebruikers zijn minder direct betrokken bij het gebouw. Alles wordt door een derde partij geregeld.
  • Deze beheersconstructie vraagt goede afstemming en afspraken.
  • De kosten van overhead worden inzichtelijk en in rekening gebracht bij de huurders. De facilitaire kosten stijgen hierdoor in vergelijking met eigen beheer door gebruikers.

Meer informatie over beheer: zie ons andere rapport in de maak.